Vorstandssekretär (m/w/d) Referenz 1111

Ihre Aufgabe:

• Erste Kontaktperson für Besucher*innen, Geschäftspartner*innen und Mitarbeitende des Hauses mit professioneller Kommunikation persönlich, telefonisch und per E-Mail
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Konferenzen, Gremiensitzungen und Geschäftsreisen
• Steuerung der internen und externen Korrespondenz des Vorstands, inklusive Priorisierung und Fristenmanagement
• Koordination administrativer Abläufe und aktive Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen im Vorstandssekretariat
• Sicherstellung eines effizienten Schnittstellenmanagements zwischen Vorstand, Geschäftsbereichen, Stabsstellen und externen Partnern
• Verantwortung für gemeinsame E-Mail-Postfächer, Dokumentenmanagement, Postbearbeitung sowie Ablage- und Wiedervorlageorganisation
• Gewährleistung eines reibungslosen Büro- und Informationsmanagements zur Unterstützung der Handlungsfähigkeit des Vorstands

Wir wünschen uns:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz- oder Sekretariatsfunktionen, idealerweise auf Vorstands- oder Geschäftsleitungsebene
• Know-how in Office-Management, Veranstaltungsorganisation und administrativen Prozessen
• Hohe Organisationskompetenz, vorausschauende und strukturierte Arbeitsweise
• Entscheidungskompetenz in organisatorischen Fragen des Vorstandssekretariats
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und sicheres Auftreten auf allen Ebenen
• Diskretion, Loyalität und absolute Verlässlichkeit
• Flexibilität und Belastbarkeit auch in stressigen Situationen

Wir bieten Ihnen:

• Sicherheit: Einen sinnstiftenden Arbeitsplatz bei einem diakonischen Komplexträger und eine leistungsgerechte Bezahlung nach Tarifvertrag (AVR DD) mit arbeitgeberfinanzierter Zusatzversorgung, einschließlich Jahressonderzahlung und 31 Tage Urlaub
• Gesundheit: Nutzung der Angebote unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Perspektive: Einen Arbeitsplatz in einem interessanten und anspruchsvollen Arbeitsfeld mit viel Eigenverantwortung
• Flexibilität: Attraktive und flexible Arbeitszeitregelungen 
• Gemeinschaft: Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre und eine wertschätzende Teamkultur
• Wissensfluss: Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Mobilität: Dienstradleasing – nicht nur für den Weg zur Arbeit, sondern auch für Ihre privaten Zwecke
• Nachhaltigkeit: Attraktive Mitarbeiterrabatte über die Plattform FutureBens (mehr als 120 nachhaltige Marken)

* Weitere Informationen zum AVR DD Tarif finden Sie unter attraktiver.de

Vielfalt bereichert uns!

Als Unterzeichner der Charta der Vielfalt setzen wir uns für ein Arbeitsumfeld ein, das frei von Vorurteilen ist. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden berücksichtigt, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.

Um die Bewerbung dem richtigen Auswahlverfahren zuzuordnen, bitte das betreffende Stellenangebot und die jeweilige Einrichtung oder Referenznummer angeben.